إدارة الحسابات أو مسك الدفاتر
أي منشأة سواءً كانت صناعية أو تجارية, تتضمن معاملات مالية في فترة زمنية معينة (مثلاً عام واحد) نحسب إجمالي العائد الذي تم الحصول عليه بواسطة المنشأة, فإذا كان إجمالي العائد أكبر من إجمالي المصروفات, تكون المنشأة قد حققت (فائض) ربح, وإذا حدث عكس ذلك فإن المنشأة تكون قد حققت (عجزاً) خسارة.
هدف أي رجل أعمال أو رجل أعمال هو الربح, ولذلك فهو يهتم بتسجيل العائد عليه من منشآته, وهذا التسجيل يعرف بالمحاسبة المالية.
المحاسبة هي عبارة عن نظام يقيس ويسجل ويحلل ويضع المعاملات الخاصة بالمنشأة والأحداث في تقرير, وكل هذه التقارير تتعلق بالأمور المالية, ولذلك يعرف هذا النظام بالمحاسبة المالية.
يتم تسجيل المعاملات المالية بطريقة منهجية لتوضح التالي:
أ- حالة المنشأة الحقيقي عند فترة زمنية معينة.
ب- الفائض أو العجز الذي حدث خلال تلك الفترة الزمنية المعينة.
وتتضمن المحاسبة المالية وظائف متعددة, واحد منها هو (مسك الدفاتر).
مسك الدفاتر:
هو عبارة عن حفظ سجلات ودفاتر لتسجيل تفاصيل كاملة للعمليات التي تتم في المنشأة خلال فترة زمنية معينة, هذه العملية يمكن تصنيفها مرة أخرى إلى مجموعات رئيسية مثل: المبيعات, المشتريات, الموجودات, المطلوبات, وهكذا, يجب حفظ دفاتر خاصة لتدوين المعاملات المتعلقة بكل هذه الأنشطة, وتسمى هذه العملية (بمسك الدفاتر).
السؤال الذي يطرح نفسه الآن هو (لماذا نقوم بعملية مسك الدفاتر؟). إنه لمن الضروري أن يتحصل كل رجل أعمال على آخر المعلومات عن أي شيء يحدث في منشأته, وبذلك يستطيع أن يقوم بالإجراءات المناسبة في الوقت المناسب.
دفاتر المحاسبة تعمل على:
- تقديم معلومات حديثة عن المنشأة.
- تقديم معلومات عن حالة المنشأة على فترات منتظمة.
- تساعد في تحليل أداء المنشأة.
- تساعد الحكومة والسلطات الأخرى في تحديد الضرائب, والزكاة.
كيف يتم التسجيل على الدفاتر المحاسبية
ليس فقط رجل الأعمال يحتاج إلى المعلومات المحاسبية, ولكن هناك أطراف أخرى مثل الحكومات, الموردين, المقرضين, البنوك,...الخ, وهم في حاجة إلى هذه المعلومات لاتخاذ قرارات متعددة تتعلق بأنشطتهم.
هذه الدفاتر يجب أن تكتب حسب المبادئ والنماذج, وبالأساليب والأنظمة لمتعارف عليها عالمياً, وطريقة القيد المزدوج هي الطريقة المتعارف عليها عالمياً.
المفاهيم الأساسية في مسك الدفاتر
مفهوم القيد المزدوج يعتمد على ثلاث مبادئ أساسية:
1. يجب تسجيل كل المعاملات التي تحدث في المنشأة.
2. كل معاملة في المنشأة تنتج عنه آثر مزدوج.
3. المعاملات المتشابهة يمكن وضعها في مجموعة واحدة.
المصطلحات المحاسبية:
من المهم أن يلم رجل الأعمال بالمصطلحات المحاسبية, وسوف يساعده ذلك على فهم العمليات المحاسبية وإعداد القوائم المالية.
- منشأة الأعمال
هي أي أعمال أو أنشطة استثمارية تهدف إلى تحقيق ربح ويمكن أن تكون في مجال الصناعة أو التجارة أو الخدمات.
- المعادلات المالية
وتعني أنه في المصطلحات الحسابية
مجموع موجودات المنشأة = مجموع مطلوباتها + رأس المال.
المصطلح (موجودات أو أصول) يشير إلى الممتلكات التي يمكن أن يُعبر عنها بعبارة مالية مثل الآلات, المعدات, وسائل النقل, المخزون و النقدية...الخ. وأيضاً يتضمن الأموال المستحقة على المدينين للسلع والخدمات.
- المطلوبات: هي التزامات مالية للمنشأة تجاه الغير.
- رأس المال: هي جملة الأموال المستثمرة في المشروع بواسطة المالك, ويتضمن أرباح المشروع إلى الحد الذي لا يسحبه صاحب المشروع لاستخداماته الشخصية.
- المسحوبات: هي الاستخدامات الشخصية لصاحب المنشأة من نقود وبضائع.
- الذمم المدينة: حساب الأصول الذي يبين المبالغ المستحقة للمنشأة من عملائها وزبائنها مقابل البضائع والخدمات التي بيعت أو أجرت لهم.
- الذمم الدائنة: حساب المطلوبات الذي يبين المبالغ المستحقة على المؤسسة مقابل البضائع والخدمات التي اشترتها.
- المصروفات الرأس مالية: هي المصروفات التي تصرف للحصول على (البنود طويلة الأجل) الأصول الثابتة, مثل الأراضي, المباني, الآلات, المعدات, وسائل النقل والانتقال,..الخ.
- المصروفات الإيرادية: هي المصروفات التي تصرف على البنود قصيرة الأجل, مثل المواد الخام, المرتبات والأجور, الطاقة, الأدوات المكتبية, المصروفات الإدارية.
- المقبوضات: الأشياء المأخوذة أو المبالغ المقبوضة, فمقبوضات المنشأة الإجمالية تعني مجموع المبالغ المقبوضة قبل حسم المصروفات, والمقبوضات الصافية هي المبالغ المقبوضة ناقص جميع المصروفات التي تكبدتها.
- معاملات المنشأة: هناك نوعان من المعاملات:
معاملات نقدية (نقداَ).
معاملات ائتمانية (أجلاً).
المعاملات النقدية ينتج عنها تبادل النقد, أما المعاملات الائتمانية ينتج عنها التزام بالدفع واستلام النقد في المستقبل.
تبويب الحسابات:
1. حسابات شخصية:
مجموعة الحسابات التي تتضمن حسابات الأفراد, المؤسسات, الشركات, الجمعيات,..الخ. وهي تنتج من التعامل مع الغير سواء كانوا أفراداً أو مؤسسات.
2. حسابات حقيقية:
تشمل الحسابات الخاصة لكل أنواع الموجودات (الأصول). وتعني الاستثمارات التي تتم في الموجودات (الأصول) الملموسة وغير الملموسة, والتي لها قيمة ويمكن تحويلها إلى نقد.
3. حسابات اسمية:
هذه الحسابات تمثل الإيرادات والمصروفات مثل المبيعات والمشتريات...الخ.
القواعد الأساسية للمحاسبة:
في نظام القيد المزدوج, تكون هنالك طرفين لكل عملية تتم في المنشأة, طرف دائن وطرف مدين, والطرف المدين هو الذي زاد على حساب الطرف الآخر, حيث الآخر يكون دائناً.
أ- الحسابات الشخصية:
- الطرف الذي أعطى دائن.
- الطرف الذي أخذ مدين.
ب- الحسابات الحقيقية:
- إذا أضيفت زيادة في الموجودات (الأصول) فهي مدينة.
- إذا سحب جزء من الموجودات (الأصول) فهي دائنة.
ج- الحسابات الاسمية:
- المصروفات والخسارة: مدين.
- الإيرادات والأرباح: دائنة.
الإثنين أغسطس 20, 2007 8:28 pm